نحوی ثبت ، تایید ، بسته بندی و تحویل سفارش ها به جمع آور پست (دفاتر مشمول قرارداد پست)

مدیر فنی محترم دفتر پیشخوان خدمات دولت .....
مدیر دفتر پیشخوان خدمات دولت .....
سلام علیکم
با احترام در اجرای قرارداد فی مابین اداره کل ثبت احوال استان تهران و اداره کل پست استان تهران و توافقات بعمل آمده شایسته است در بسته بندی و تحویل سفارشها موارد زیر را رعایت و اقدام شایسته اعمال گردد. نحوی بسته بندی و تحویل سفارش به جمع آور پست
دفاتر موظف اند کلیه سفارشهای ماخوذه را روزانه ثبت ، تایید و حداکثر روز بعد به ترتیب زیر اقدام و تحویل مامور پست نماید.
1- لیست سفارش تایید شده : پس از ثبت و تایید سفارشات در پایان هر روز به تب لیست سفارشات تایید شده مراجعه و نسبت به تهیه 3 نسخه لیست سفارشات به تفکیک زیر اقدام نمایید.
- لیست درخواستهای تعویض شناسنامه
- لیست درخواستهای المثنی شناسنامه
- لیست سایر درخواستها
1-1) هر دسته از درخواستهای را بر اساس لیست مربوطه ردیف ، همه را در جوف یک پاکت مناسب قرارداده ، در پاکت را منگنه و یک نسخه از لیست مربوطه را روی پاکت آن الصاق نمایید.
1-2) روی هرپاکت نوع درخواست ها و تاریخ ثبت را درج مینمایند( مثال : حاوی ..... فقره درخواست تعویض تاریخ ثبت .....)
تذکر:
- اخذ درخواست ، ثبت ، تایید و تهیه لیست سفارشها در سامانه باید در یکروز انجام شود و تاریخ یکسان باشد. تفاوت بیش از یک روز در کلیه مراحل مجاز نیست. لاجرم دفاتر پس از اطمینان از صحت و تکمیل مدارک اقدام به اخذ درخواست نمایند..( مطلقاً از قبول درخواستهای ناقص خوداری نمایند.- ملاک محاسبه مهلت قانونی یکماه درخواستهای المثنی تاریخ ثبت سامانه است)
- از ارسال درخواستی که در لیست سفارشها بصورت سیستمی درج نگردیده به اداره معین مطلقاً خوداری ننمایید. ( درج مشخصات درخواست بصورت دستی در زیر لیست سفارشها ) زیرا در چرخه کار قرار نمیگیرد و در صورت مفقود شدن مسئولیت بر عهده دفتر است.
- پس از تهیه پرینت مورد نیاز و تایید اخذ عدم نیاز به چاپ لیست ، اطلاعات سفارش ها از این تب حذف میگردد، لاجرم دقت شود که پرینت همه سفارش ها را تهیه نموده باشید.
- به محض چاپ لیست سفارشها و تایید عدم نیاز به چاپ ،آمار سفارشها به "گزارش اجماعی تحویل به پیک "منتقل میگردد. ( در بند 3 به شرح آن میپردازیم.)
2- کیسه مخصوص ارسال سفارش ها : پاکات حاوی درخواستها را در جوف کیسه مخصوص (کیسه هایی که پیک های جمع آور مناطق در اختیار دفاتر قرار می دهند) گذاشته در آن را با نخ بسته ، سرتخته نصب و روی سرتحته به درج کلیه اطلاعات سرکیسه علی الخصوص کد دفتر و تاریخ ارسال و مشخص نمودن ثبت احوال معین ، سرکیسه های مذکور حتماً منقوش به مهر سرویس بیمه گردند ( مثال : اداره ثبت احوال غرب تهران- دفتر پیشخوان 72160000 - تاریخ تحویل 93/08/20)
3- گزارش اجماعی تحویل سفارشات به پیک : به محض مراجعه جمع آور وارد به تب " گزارش اجماعی تحویل سفارشات به پیک" مراجعه نموده و به ترتیب زیر اقدام مینماید.( از چاپ این گزارش مطلقاً قبل از مراجعه جمع آور خوداری نمایید. زیرا چاپ این گزارش به منزله تحویل به جمع آور بوده و به آن تاریخ در سامانه به عنوان تحویل به جمع آور ثبت میگردد. )
3-1) دو برگ گزارش اجماعی را چاپ نموده و به هر یک از دو برگ گزارش ، یک نسخه از کلیه لیستهای درخواستها که قبلا تهیه شده به آن الصاق نماید.
3-2) هر گونه تغییرات در آمار درخواستها و توضیحات مورد نیاز و..... را در فرم گزارش درج نمایید.
3-3) ازجمع آور کارت شناسایی و یا کارت شناسایی ملی اخذ و در زیر هر برگ گزارش شماره ملی ، نام و نام خانوادگی وی را درج نمایید.
3-4) هر 2 برگ گزارش توسط مدیر فنی و جمع آور نیز مهر و امضاء میگردد. ( در صورتیکه جمع آور مهر داشت در غیر اینصورت فقط امضاء شود.)
3-5) با توجه به اینکه درخواست ها در جوف یک کیسه پلمپ شده به جمع آور تحویل میگردد و درثبت احوال فک پلمپ میگردد فلذا درزیر گزارش اجماعی عبارت " یک کیسه پلمپ شده تحویل گردید" درج و جمع آور امضاء نماید .کفایت میکند.
3-6) سپس کیسه مخصوص حاوی درخواستها و یک نسخه از گزارش منضم به لیست درخواستها به جمع آور تحویل میگردد. (دفتر میبباست درخواستهای روز قبل را با رعایت ( بند 1تا3 قسمت الف ) داخل کیسه مخصوص گذاشته ، سرتخته زده آماده تحویل به جمع آور پست نمایند. و فقط در زمان مراجعه جمع آور گزارش اجماعی را چاپ نماید.)
3-7) نسخه دوم گزارش و سوابق را بصورت روزانه و پی در پی آرشیو نمایید.
تذکر:
- دفاتری که با پست قرارداد دارند: دقت نمایند کیسه درخواستها را به جمع آور پست ، شخصی که هر روز برای جمع آوری مراسلات پستی به دفتر شان مراجعه مینمایند ، تحویل دهند.
- دفاتری که با پست قرارداد ندارند: با اطمینان و احراز اینکه جمع آور کارمند پست است و از سوی منطقه پستی مربوطه معرفی شده اقدام به تحویل درخواستها به وی نمایند.
- مراجعه جمع آور های پست: جمع آور پست باید هر روز به دفاتر مراجعه و در خواستهای آماده شده روز قبل را تحویل بگیرد. لاجرم در صورت عدم جمع آور پست به ترتیب زیر اقدام نمایید:
• اولاً : مراتب را از تب پیامها برای کاربر پست و مدیریت سامانه اعلام نمایند.
• دوماً : درخواستهای هرروز را به ترتیب ( بند 1-2 قسمت ج ) در کیسه مجزا دیگری بگذارید لیکن برای هر 2 یا 3 یا...کیسه یک " گزارش تحویل سفارشات به پیک" تهیه و تنظیم نمایید. فقط در زیر گزارش تعداد کیسه های تحویلی درج گردد.
- شناسنامه های صادره درخواستهای قبل از قرارداد پست نیز توسط جمع آورهای پست از ادارات معین دریافت و به دفاتر مربوطه ارسال و تحویل میگرددو دفاتر به محض وصول نسبت به اعلام وصول ، تحویل به متقاضی اقدام نمایند.
- از ارسال درخواستها به صورت دستی خوداری فرمایید مگر در موارد استثنایی آن هم طبق دستورالعمل معاون امور اسناد اداره کل استان پس ثبت و تایید درخواست درسامانه ( با توجه به اینکه درخواستها بصورت روزانه به ادارات تحویل میگردد لاجرم درخواستی را که امروز ثبت نموده اید تا روز بعد تحویل اداره معین میگردد.)
مسئولیت صحت انجام موارد بالا بر عهده متفقاً بر عهده مدیر دفتر و مدیر فنی میباشد.

والسلام